PRESUPUESTOSLa literatura especializada recoge varias las definiciones sobre presupuesto, planteadas por diferentes autores, en las cuales pueden apreciarse elementos comunes. Entre estas definiciones se destacan las siguientes:
Un presupuesto es un artificio que permite a la dirección planear y controlar las actividades de una empresa de modo que puedan realizarse sus objetivos en cuanto a ganancias y servicios. (L. P. Alford, John R. Bangs y George R. Hagemann, Manual de la Producción).
El presupuesto es un plan de acción cuantitativo y auxiliar de la administración y el control y abarca todas las fases de las operaciones (ventas, producción, distribución, financiamiento). (Charles T. Horgren, La Contabilidad de Costos en la Dirección de Empresas).
Un presupuesto es primordialmente el esquema de un plan proyectado de acción de una empresa, para un período definido. (Theodore Lang, Manual del Contador de Costos).
Un presupuesto es un plan financiero comprensivo que anticipa la ruta esperada para ejecutar las metas financiera y operacional de una organización. (Walter B. Meigs, Robert F. Meigs y Wai P. Lam, Accounting de Basis for Business Decisions).
El presupuesto es el informe que se prepara antes del inicio del período económico y que detalla los planes por el importe de las ventas y el nivel de los costos anticipados para todas las secciones de la empresa. (Shane Moriarity y Carl P. Allen, Cost Accounting).
El presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de los negocios. (John J. W. Neuner, Contabilidad de Costos, Principios y Práctica).
Entonces, el presupuesto de la empresa es el documento donde se cuantifican las acciones a desarrollar para cumplimentar los objetivos del periodo planificado y por medio del cual se asignan responsabilidades y realiza el control de la ejecución de las acciones
I.1 MARCO CONCEPTUAL
I.1.1 Aspectos teóricos sobre presupuestos comerciales.
Definición de Presupuesto
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
Funciones de los presupuestos
1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos, como correctivos dentro de la organización.
Importancia de los presupuestos
Los presupuestos son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
1. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables.
2. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
3. Facilitan que los miembros de la organización cuantifiquen en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
4. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
5. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
6. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
7. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
Clasificación del presupuesto
Según la flexibilidad
Según el periodo que cubran
Según el campo de aplicabilidad en la empresa
Según en el sector en el cual se utilicen
Otras clasificaciones
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
-SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
Rígidos, estáticos, fijos o asignados.
Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector publico.
Flexibles o Variables
Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
-SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:
A corto plazo, Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos.
A largo plazo, En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, etc.
Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También ocurre cuando se utiliza el método uno + cuatro es decir se planifica el primer año y se les va sumando los restantes.
Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para una período suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el periodo inmediato siguiente.
-SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
Presupuesto Maestro
Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.
Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronostico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.
Beneficios:
1. Define objetivos básicos de la empresa.
2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.
3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
4. Facilita el control de las actividades.
5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.
Limitaciones:
El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.
o El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
o Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada echo o actividad.
o Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.
Cuadro Comparativo Del Presupuesto Maestro.-
Este Presupuesto es un modelo a seguir por las características de su aplicación y de obtención de resultados, es directo, es medirle, es comparativo y hasta cierto punto asegura el retorno de la inversión.
Presupuesto De Operación
Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:
· Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)
· Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)
· Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.)
· Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
· Presupuesto gasto de fabricación.
· Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia)
· Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad)
· Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo)
-SEGÚN EN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN
Públicos
Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda publica de los organismos y las entidades oficiales.
Privados
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.
OTRAS CLASIFICACIONES
-POR SU Contenido
PRINCIPALES
Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
AUXILIARES
Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.
-POR LA TÉCNICA DE VALUACIÓN
ESTIMADOS
Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
ESTANDAR
Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
-POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
DE POSICIÓN FINANCIERA
Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada.
DE RESULTADOS
Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro
DE COSTOS
Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo Total o cualquiera de sus partes.
-POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE
DE PROMOCIÓN
Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.
DE APLICACIÓN
Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la Empresa.
DE FUSIÓN
Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.
-POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía.
POR PROGRAMAS
Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.
BASE CERO
Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.
Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea.
DE TRABAJO
Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras:
PREVISIÓN
PLANEACIÓN
FORMULACIÓN
a) Presupuestos Parciales
Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los:
b) Presupuestos Previos
Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a:
APROBACION
La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al:
PRESUPUESTO DEFINITIVO
Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el período al cual se refiera. La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos dará lugar a la elaboración de:
Autor: Amauris Rafael German Polanco
entrada de RUBEN DARIO PINILLOS ROCHA @ 8:59
